+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Отказ архива в выдаче орингиналов документов

Выдача документов из архива организации

Отказ архива в выдаче орингиналов документов

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

  • для использования работниками организации;
  • для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  • во временное пользование для других организаций;
  • для проведения архивных работ с документами;
  • для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами.

В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов

На заметку!

Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

Сроки использования документов

В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для использования работниками организации;
  • 1 месяц для использования документов в читальном зале;
  • 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  • 6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования.

Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов».

Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.

Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.

Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.

Более подробную информацию о формах книги выдачи документов во временное пользование, листа использования дела, карты-заместитель дела, о порядке передачи документов архива в другую организацию, а также конкретные примеры оформления форм вы найдете в №2 2015 журнала “Современные технологии документооборота и делопроизводства”

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.

Кожанова Е.Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.sekretariat.ru/news/157015-vydacha-dokumentov-iz-arhiva-organizatsii

Об утверждении положения о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, приказ министерства промышленности и науки свердловской области от 08 мая 2014 года №150

Отказ архива в выдаче орингиналов документов

В соответствии со статьей 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (прилагается).

2. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю для собой.

И.о. Министра
С.Ф.САРАПУЛОВ

Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов

УтвержденоПриказомМинистерства промышленности и наукиСвердловской области

от 8 мая 2014 года N 150

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.

Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее – Положение) регулирует отношения, связанные с выдачей архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее – выдача архивных документов) в Министерстве промышленности и науки Свердловской области (далее – Министерство), устанавливает сроки и последовательность процедур (действий), а также порядок взаимодействия с заявителями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями.

Ответственным структурным подразделением Министерства за выдачу архивных документов является отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы.

1.2. Заявителями, имеющими право на получение архивных документов, являются физические и юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее – заявители).

От имени заявителя с запросом о предоставлении архивных документов может обратиться представитель заявителя (далее также именуемый заявитель), который, в случае личного обращения, предъявляет документ, удостоверяющий его личность, представляет (прилагает к запросу) документ, подтверждающий его полномочия на обращение с запросом о предоставлении архивных документов (подлинник или нотариально заверенную копию).

1.3. Основанием для выдачи архивных документов является получение Министерством промышленности и науки Свердловской области запроса о предоставлении архивных документов (далее – запрос).

1.4. Заявитель вправе подать запрос в письменной форме или в форме электронного документа.

1.5. Запрос направляется следующими способами:

– доставка заявителем лично;

– направление посредством почтового отправления;

– в электронной форме на официальном сайте Министерства промышленности и науки Свердловской области (mpr.midural.ru) (далее – электронная форма).

В случае направления запроса в электронной форме заявитель заверяет запрос электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

1.6. К запросу заявитель представляет документы, указанные в разделе 2 настоящего Положения.

1.7. Если заявителем является физическое лицо, то запрос подписывается заявителем или уполномоченным лицом.

1.7.1. Если заявителем является юридическое лицо, то запрос оформляется на бланке такого лица, подписывается его руководителем или уполномоченным лицом и скрепляется печатью юридического лица.

1.8. Запрос, а также прилагаемые к нему документы представляются на русском языке. В случае если запрос и (или) оригиналы документов составлены на иностранном языке, они представляются с заверенным переводом на русский язык.

1.9. Заявитель при наличии в запросе и (или) документах сведений, составляющих коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, указывает в запросе исчерпывающий перечень документов, содержащих такие сведения.

1.10. Заявитель вправе указать в запросе способ направления ответа и получить ответ лично или посредством почтового отправления.

1.10.1. В случае если в запросе не указан способ направления ответа, ответ направляется заявителю посредством почтового отправления.

1.11. Ответ на письменный запрос заявителя не дается в следующих случаях:

а) в запросе не указаны фамилия, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

б) текст письменного запроса не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

1.12. Министерство вправе не рассматривать запрос:

а) содержащий нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, государственных гражданских служащих Свердловской области, а также членов их семьи, при этом заявителю, направившему такой запрос, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

б) содержащий вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

1.13. Настоящее Положение размещается в электронной форме на официальном сайте Министерства.

2. ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы и информация, которую заявитель предоставляет самостоятельно:

– запрос заявителя по форме согласно Приложению 1 к настоящему Положению;

– документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица (при личном обращении);

– документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя (заявителей).

2.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

– сведения о заявителе, в том числе фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес и (или) электронный адрес;

– тему (вопрос);

– хронологию запрашиваемой информации.

2.3. В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

– в запросе о стаже работы и зарплате дополнительно указываются название организации, период работы, замещаемая должность;

– в запросе о награждении наградами Министерства – название награды, дата награждения, решением какого органа оно произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

3. ПОРЯДОК ПРИЕМА, РЕГИСТРАЦИИ ЗАПРОСА И ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Запрос регистрируется в течение одного рабочего дня с момента его поступления в Министерство в системе электронного документооборота специалистом, осуществляющим регистрацию запроса (далее – регистратор).

3.1.1. При доставке запроса лично заявителем регистратор:

– устанавливает личность заявителя путем проверки представленного документа на предмет установления соответствия личности заявителя и личности получателя архивных документов (в случае личного обращения заявителя);

– проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя заявителя действовать от его имени, полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

– проверяет представленные документы на предмет соответствия требованиям, установленным настоящим Положением.

3.2. По требованию заявителя регистратор делает отметку на втором экземпляре, что запрос доставлен лично. В отметке на экземпляре заявителя содержатся дата регистрации запроса, номер регистрации и подпись регистратора.

3.3. Запрос направляется в отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем поступления запроса в Министерство и его регистрации.

3.4. Ответ направляется заявителю в течение 30 рабочих дней после дня регистрации запроса.

3.5.

Оформление архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

3.6. Архивная справка, архивная выписка оформляются на бланке Министерства, подписываются начальником отдела государственной службы, кадров, правовой и организационной работы (далее – отдел) и заверяются печатью отдела.

Архивная копия документов заверяется подписью начальника отдела и печатью отдела.

3.7. В случае отказа в выдаче архивных документов, заявителю направляется уведомление об отказе в выдаче архивных документов за подписью начальника отдела с указанием причин отказа, соответствующих основаниям, указанным в разделе 4 настоящего Положения.

3.8. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей, ответ на запрос направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.9. В случае личного обращения заявителя за получением ответа, регистратор:

– проводит проверку документа, удостоверяющего личность, на предмет установления личности заявителя и личности получателя ответа, при необходимости запрашивает доверенность и (или) иной документ, подтверждающий право представителя на осуществление действий от имени заявителя;

– получает от заявителя расписку в получении ответа с указанием фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии) заявителя либо организационно-правовой формы и наименования, а также фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии) уполномоченного представителя заявителя, подписи и даты получения.

4. ОТКАЗ В ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Основаниями для отказа в выдаче архивных документов являются:

– запрос заявителя не подписан собственноручной или соответствующей электронной подписью заявителя или уполномоченного лица;

– отсутствие документов, необходимых выдачи архивных документов, предусмотренных разделом 2 настоящего Положения;

– отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации;

– запрашиваемые сведения не соответствуют профилю или направлению деятельности Министерства;

– отсутствие архивных документов;

– наличие одного из оснований для оставления запроса без ответа, предусмотренных Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.

3.2. В случае если основания, по которым заявитель получил отказ в выдаче архивных документов, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно обратиться запросом.

Приложение . ЗАЯВЛЕНИЕ

ФОРМА ЗАПРОСА
Приложение
к Положению
о порядке выдачи
архивных справок,
архивных выписок,
архивных копий документов
В Министерство промышленности и
науки Свердловской области
от ____________________________
_______________________________
_______________________________
(фамилия, имя, отчество
(последнее – при наличии)
физического лица или
наименование юридического лица)
почтовый адрес: _______________
_______________________________
_______________________________
электронный адрес: ____________
_______________________________

Прошу выдать архивную справку / архивную выписку / архивную копию

документов (нужное подчеркнуть) ___________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации)

Цель использования: _______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Иные сведения:

___________________________________________________________________________

Способ направления ответа: лично, посредством почтового отправления (нужное

подчеркнуть).

Приложение: ________________________

________________________

“__” _______________ 20__ г. ___________________

(подпись заявителя)

Источник: http://docs.cntd.ru/document/430547668

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.