+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Предоставлении копий документов в бухгалтерию из отдела кадров

Содержание

Должен ли кадровик предоставлять копию приказа по личному составу в бухгалтерию

Предоставлении копий документов в бухгалтерию из отдела кадров

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Маруся masha8686@.. Ириска [e-mail скрыт] Российская Федерация, Мурманск #9[278264] 21 декабря 2011, 10:38 Я отдаю в бухгалтерию копии всех приказов, кроме тех, которые касаются ФСС.

Они проверяют оригиналы, поэтому, чтобы меня не дергать бухгалтерии, делаю эти приказы в 2-х экземплярах.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Одни люди любят собак, другие — кошек… А я люблю ЛЮДЕЙ! Наталья [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #10[278267] 21 декабря 2011, 10:41 Я делаю в одном экземпляре. В бухгалтерию отдаю копию.

Оригиналы у меня они не требуют. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Анхен anhen_21@ На прошлой работе главбух приходила и брала копии, какие им нужно.

Оригиналы и копии кадровых приказов

Внимание Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.

Производственный календарь

Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника. Примечание : При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа.
Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале). Подробнее в материалах Системы: 1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.

Голосование:

ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) — в бухгалтерию, третий (заверенная копия) — в личное дело.

В вашей ситуации целесообразно в своей инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов — определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии.

Важно Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся: Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка документов При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г.

Знал бы Вас Ваш работодатель,попадаются же такие трудные,уж лучше научить с нуля человека хорошего кадровому делопроизводству ,чем иметь такого упыря на производстве. [анонимная 91349] 19 окт.

2012 11:26 # Ну я же говорю, делопроизводство для вас- темный лес! Раз вы уж такие вещи утверждаете…сколько оригинальных экземляров договора (любого) должно быть? Письма? [анонимная 78568] 18 окт. 2012 14:40 1 # …опомнилась…договоров столько,сколько участников..

оригинал приказа должен быть один… [анонимная 51424] 18 окт. 2012 14:47 # Ну что тут сказать,почитай на досуге учебник по делопроизводству и ведению кадрового учета.

Зачем задавать вопрос людям, если не хочешь услышать ответ? Или думала, что сейчас все наперебой начнут поддерживать, сочувствовать вам и ругать бухгалтеров? В вашем случае бухгалтера абсолютно правы, что требуют предоставлять им оригинал приказа.
[анонимная 78568] 18 окт.Складывается впечатление, что делопроизводство вам абсолютно незнакомо. Все кадровые приказы должны быть: оригиналы, как минимум в двух экземлярах, точнее в трех.Один экземпляр остается в кадрах, второй передается в бухгалтерию, третий- на руки работнику. Копию в личное дело.

Бухгалтер все расчеты по заработной плате должен делать только по оригинальным приказам.Да, а резолюции на приказах быть не должно, резолюцию руководитель накладывает на заявление или протокол (если увольнение по статье). [анонимная 78568] 18 окт.

2012 13:38 3 2 # А работнику-то зачем ?Только по его просьбе-выписку,читайте внимательно ТК РФ. alena_2008 19 окт.

2012 11:24 # откуда такие умки по делпроизводству берутся…оригинал это есть оригинал-он в одном экзампляревы там сначала для себя оптределитесь сколько должно быть оригиналов два или три…ас потом уже советы давайтте другим [анонимная 51424] 18 окт.

Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, в случае приказа — обязательна подпись руководителя либо лица его заменяющего.В IC формируется приказ как документ, но возможности электронной подписи ТАМ НЕТ.Следовательно кадровик обязан предоставить в бухгалтерию на исполнение оформленный документ в соответствии с требованиями законодательства.

В этом случае делается два оригинала или один оригинал, с него копия .Требования бухгалтера ЗАКОННЫ. [анонимная 74409] 18 окт. 2012 17:04 1 # это Ваша точка зрения , а не закон …кадровые приказы являются первичкой для кадрового учета, а не бух учета…для оплаты и расчета с работниками совершенно другие документы являются первичкой… [анонимная 51424] 18 окт.

Копию,а ни оригинал,в дальнейшем бухгалтера эти приказы через 3 года уничтожает. [анонимная 91349] 19 окт.

2012 11:29 # …остапа понесло…какие учебники и какого авторапредоставлять или не предоставлять и в каком виде- регламентирется локальным актом…у меня вопрос ЗАЧЕМ…если этот приказ уже есть…никакого аргументированнного ответа здесь я не увидела, кроме , что обезапасить бухгалтера…ваш ответ на постановочный воппрос дайте . [анонимная 51424] 18 окт. 2012 15:58 2 # Мдяя… Разговор глухого со слепым… А зачем вы вообще какие-то приказы делаете? Можно же и на словах сказать! А зачем табеля заполняете? Можно и так сказать, что Сидоров два дня прогулял! Да и вообще, можно и без кадрого учета обойтись!А зачем он нужен!…Повторяю еще раз: есть определенные правила ведения кадрого и бухгалтерского учета, есть правила делопроизводства.

И их желательно соблюдать.В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оригиналом официального документа является его первый экземпляр.

Документы создаются в одном экземпляре, за исключением отдельных случаев, когда есть прямое указание на создание документа в нескольких экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Так, в нескольких «первых экземплярах» (то есть в нескольких оригиналах) создаются любые договоры (по числу договаривающихся сторон), совместные приказы (по числу сторон, издающих приказ), некоторые акты и протоколы.

Документы, оформляющие организационно-распорядительную деятельность руководителя организации, как приказы по основной деятельности, так и приказы по личному составу, создаются в одном экземпляре. После подписания эти документы подлежат регистрации и оперативному хранению в соответствующих службах.

Источник: http://advocatus54.ru/dolzhen-li-kadrovik-predostavlyat-kopiyu-prikaza-po-lichnomu-sostavu-v-buhgalteriyu/

Как обязать сотрудников других отделов вовремя приносить документы в бухгалтерию

Предоставлении копий документов в бухгалтерию из отдела кадров

Чем поможет эта статья: Разработать простые и понятные регламенты бизнес-процессов, которые позволят наладить эффективный документооборот между бухгалтерией и другими отделами компании. От чего убережет: От задержек на работе, особенно если соседние подразделения опаздывают с документами в пору отчетности.

Постоянная задержка документов от различных служб компании — проблема любой бухгалтерии. Из-за неслаженной работы главбуху часто приходится выбивать отсутствующие, но довольно важные документы. Или уговаривать коллег переделывать неправильно оформленные бумаги. В общем, исправлять чужие недоработки.

Изменить ситуацию к лучшему может сам главбух. Для этого я рекомендую разработать специальные документы — регламенты бизнес-процессов. И расписать в них, кто, в какие сроки и в каком виде передает документы в бухгалтерию.

Нужно разработать специальные регламенты

Регламенты бизнес-процессов описывают движение документов внутри компании. Это не только те документы, которые поступают в бухгалтерию, но и те, которые выходят из нее.

Я советую создавать регламенты не для каждого типа первички (накладные, акты и т. п.), а по всем бумагам в рамках участков учета.

Участки можно выделить, к примеру, такие: «Расчетные счета», «Валютные операции», «Касса», «Подотчет», «Покупатели и заказчики», «Учет основных средств» и т. д.

Для сложных операций, которые входят в тот или иной участок учета, желательно подготовить отдельные регламенты. Тогда они будут более понятными и прозрачными.

Например, из общего описания участка «Учет товарно-материальных ценностей» можно выделить небольшую часть — «Учет и списание горюче-смазочных материалов» или «Учет импорта», а из участка «Расчетные счета» — «Учет эквайринга» или «Платежи в бюджет».

Также можно разбивать участки на разделы. Допустим, для «Учета внешнеэкономической деятельности» можно создать два регламента: «Учет внешнеэкономической деятельности (поставщики)» и «Учет внешнеэкономической деятельности (покупатели)».

Важная детальПроще составлять регламенты по отделам, а не по конкретным сотрудникам. Чтобы потом, когда функции сотрудника поменяются, не пришлось переделывать все документы.

Пусть вас не смущает, что некоторые регламенты будут частично пересекаться.

Так и должно быть, ведь весь бухгалтерский учет построен на принципе двойной записи.

Так, описание хозяйственной операции, которую отражают проводкой Дебет 10 Кредит 60, будет встречаться и в регламенте «Учет ТМЦ» (со стороны счета 10 «Материалы»), и в регламенте «Учет расчетов с поставщиками» (со стороны счета 60).

А вот объединять регламенты по сотрудникам не стоит. Даже если два участка — скажем «Касса» и «Расчетный счет» — ведет один бухгалтер, надо создать два регламента, а не один. Ведь распределение функций между сотрудниками бухгалтерии может поменяться в любой момент. А у главбуха нет времени на то, чтобы без конца переписывать регламенты.

Кроме того, необходимо разработать регламенты по общим процессам, которые охватывают не отдельные счета учета, а всю бухгалтерию.

Например, «Инвентаризация имущества и обязательств», «Аудиторские проверки», «Сверка по налогам». Таким образом, в среднестатистической бухгалтерии наберется несколько десятков регламентов.

Где-то их будет 20, где-то 50 — все зависит от сферы деятельности и размеров бизнеса.

Что учесть при разработке регламентов

 

Все знакомы с такой ситуацией: вы возвращаетесь на рабочее место после обеденного перерыва и обнаруживаете у себя на столе какие-то документы, которые кто-то принес. Причем все это происходит 19-го числа, а отчетность по налогам вам нужно сдавать уже 20-го.

Чтобы исключить подобные ситуации, в описании бизнес-процессов важно оговорить крайние сроки передачи первички в бухгалтерию, а также сроки, в течение которых бухгалтерия должна эти документы обработать. Тогда несложно будет определить, по вине какого именно отдела произошла задержка.

И еще одна ситуация, с которой наверняка сталкивался практически каждый главбух. Когда тот или иной документ теряется, виновата в этом всегда бухгалтерия. Сотрудники соседних подразделений клянутся, что сдавали документы, а бухгалтерия сама их куда-то задевала.

Такой неконтролируемый документооборот надо оставить в прошлом. Для этого в регламентах необходимо расписать процедуру передачи документов из одного подразделения в другое. Каждую приемку-передачу нужно фиксировать письменно. Причем доказывать, что бумаги сданы, нужно передающему подразделению, а не принимающему.

Важная детальУстановите крайние сроки передачи первички в бухгалтерию, а также сроки, в течение которых бухгалтерия должна их обработать. Без этого регламенты работать не будут.

Аналогию найти несложно. Представьте, что налоговая инспекция предъявляет вам претензию из-за того, что вы не сдали отчетность.

А вы отвечаете, что ничего не знаете, вы все сделали, это инспекторы, наверное, куда-то подевали ваш отчет.

В таком случае именно вы должны будете представить доказательства того, что отчетность сдана, — бумажную декларацию с отметкой ИФНС, почтовую квитанцию, сообщение из инспекции о получении электронного отчета.

Как организовать передачу документов, решайте сами. Можно ставить штамп на копии с датой и фамилией бухгалтера, который этот документ принял. Либо делать запись в специальном журнале.

Регламенты лучше делать графическими, а не текстовыми

 

Для описания бизнес-процессов важно выбрать правильный формат. На практике самый распространенный способ — текстовый.

Берется процесс (например, учет товарно-материальных ценностей) и начинается процедура создания регламента.

Уходит время на подбор красивых формулировок, сложных фраз, разработку структуры документа (как описывать — разделяя по подпроцессам или по участвующим в них подразделениям?). А тут еще текучка отвлекает.

Такой подход нельзя назвать эффективным. На подготовку документа уходит не один месяц, и столько же, если не больше, на его согласование. Но самое главное, что за это время и сама компания, и ее бизнес-процессы, как правило, сильно меняются.

И регламент появляется на свет уже устаревшим и, соответственно, бесполезным. А вносить в него изменения автору очень не хочется: столько сил и времени потрачено на создание первоначальной версии.

Готовый документ отправляют на полку, потому что для использования в работе он уже негоден.

Гораздо предпочтительнее и удобнее графический способ описания бизнес-процессов, а именно метод технологических карт. Графические регламенты легко актуализировать.

Ведь достаточно просто доработать график вместо того, чтобы переписывать многостраничные текстовые документы. И это очень важно, так как бизнес постоянно развивается.

Появляются новые сферы деятельности, новые схемы взаимоотношений с контрагентами, новые технологии обмена информацией.

Что конкретно предусмотреть в регламенте

 

Рассмотрим составление графического регламента на примере образца регламента по передаче отчетов о платежах между отделами (образец ниже).

 

В любом регламенте используйте четыре элемента.

Первый — конкретный сотрудник или отдел (на рисунке это финансово-экономический отдел и бухгалтерия).

Второй — действие, которое совершает сотрудник. Например, проверка, визирование, ввод данных в программу. Действие обозначается любой геометрической фигурой — на рисунке это голубой прямоугольник.

Как упростить работуРегламент лучше делать графическим, а не в виде текста. Это и быстрее, и нагляднее. 
Третий — документ (первичка, запись в бухгалтерской программе или сформированный отчет). Обозначается тоже геометрической фигурой — на рисунке это белый прямоугольник. Действие и документы в графическом регламенте лучше обозначать разными фигурами и цветами, чтобы не было путаницы.

Четвертый — стрелка, связь между действиями сотрудников и документами.

Существуют два правила, которые нужно соблюдать при описании бизнес-процессов. За каждое действие должен отвечать конкретный сотрудник (отдел). И все действия обязательно должны чередоваться с документом. Не должно быть такого, что договор незавизированный превращается в договор завизированный. Между ними нужна операция — визирование договоров.

Мы видим, что из финансово-экономического отдела в бухгалтерию поступает документ под названием «Сводный реестр служебных записок на оплату».

После чего запускается действие «Проверка реестра и формирование платежных поручений», результатом которого становятся платежные поручения, сформированные в бухгалтерской программе.

Таким же образом прописывается вся технологическая цепочка действий и документов в рамках бизнес-процесса.

Как обязать сотрудников придерживаться регламентов

 

Регламенты предназначены для руководителей тех подразделений, которые отвечают за соответствующие бизнес-процессы (верхний уровень описания), а для рядовых сотрудников (исполнителей) надо подготовить рабочие инструкции, где все расписывается подробно, по шагам с конкретными сроками выполнения действий. Еще к инструкциям можно приложить шаблоны документов или форм отчетности (например, как именно выглядит сводный реестр заявок на оплату).

Несмотря на то что разрабатывает регламенты главбух, утверждать их должен генеральный директор, ведь они описывают взаимодействие всех подразделений компании.

А перед этим надо согласовать их с руководителями всех отделов, участвующих в процессе документооборота.

Если во время обсуждения будут возникать разногласия между руководителями подразделений, надо обсудить это на совещании с участием директора. Он примет окончательное решение по каждой спорной ситуации.

Утвердить регламенты надо приказом. Тогда главбух сможет напоминать сотрудникам других подразделений об их обязанностях, ссылаясь не на слова, а на конкретный документ. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные последствия для сотрудников, нарушивших регламенты. Важная детальРегламенты нужно утвердить приказом директора.

Последствиями могут быть замечания, выговор или даже увольнение.

Но применить к работнику такие меры взыскания можно лишь при условии, что обязанность соблюдать регламенты зафиксирована в локальном акте организации (самом регламенте, должностной инструкции работника и т. п.

), а сотрудник расписался в том, что его заранее ознакомили с этим документом. Штрафовать за нарушение регламентов нельзя — в Трудовом кодексе РФ не значится такое взыскание.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/43095-qqgb-16-m3-kakobyazat-sotrudnikov-drugih-otdelov-vovremya-prinosit-dokumenty-vbuhgalteriyu

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Предоставлении копий документов в бухгалтерию из отдела кадров

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

Источник: https://creditometr.online/documents/kopiya-trudovoy-knizhki

В бухгалтерию необходимо передавать оригиналы или копии приказов по кадрам

Предоставлении копий документов в бухгалтерию из отдела кадров

Вопрос-ответ по теме

  • Правомерно ли увеличить численность юрлица в отдельный временной период?
  • Какой районный коэффициент в Новосибирске?
  • Возможно ли оформление нескольких человек на одну штатную единицу?
  • Как отстранить сотрудника от работы?
  • Как внести в трудовую книжку изменение записи о фамилии?

Вопрос Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале? Ответ Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку. Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Журнал передачи документов Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к».Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения.

Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу.
Важно Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения.

Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку.

На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения. Приказы по основной деятельности подшейте отдельно 4 В крупных фирмах приказы оформляют разные службы.

Должны ли находиться копии приказов по кадрам у бухгалтера

Внимание Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно.

Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования. Этот документ не может быть передан работникам любых других подразделений без предварительного приказа руководителя.

Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление.
К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела.

Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела. В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение.

400 bad request

Важно Российская Федерация #5[278142] 21 декабря 2011, 7:29 спасибо за ответы! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ольга [e-mail скрыт] Россия, Оренбург #6[278148] 21 декабря 2011, 8:02 Добрый день!Если в Вашей организации есть выделенное структурное подразделение отдел кадров, то оригиналы приказов однозначно должны быть в кадрах, а в бухгалтерию предоставляются копии приказов. А если такого подразделения нет и ответственность за ведение и хранение кадровой документации возложена на бухгалтерию, то тогда оригиналы хранятся там, а Вы как исполнитель оставляете себе копии.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Lassia Мурзик [e-mail скрыт] РФ, Мы Карьяла, нам … #7[278151] 21 декабря 2011, 8:13 Всегда делала в 2-х экземплярах, один оставляла у себя второй в бухгалтерию.

У кого должны быть оригиналы приказов в кадрах или бухгалтерии

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

raspi [e-mail скрыт] Российская Федерация #1[278119] 21 декабря 2011, 5:11 Оценок нет Доброго всем времени суток!А у меня появился вот такой вот вопрос: Всегда приказы по кадрам делала в одном экземпляре, регистрировала сама, подшивала у себя в папочки, а копии отдавала в бухгалтерии.

Вчера они мне сказали что оригиналы должны быть у них.

Вот теперь не понимаю как разобраться? копии оставлять у себя вроде как не логично, или нужно делать приказы в двух экз??? Может я все это время делала не так?Расскажите как у вас и как быть ? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Одуванчик [e-mail скрыт] Россия, Челябинск #2[278126] 21 декабря 2011, 5:45 В бухгалтерию однозначно отдается копия. Но у нас в организации делается 2 экземпляра: для кадров и для бугалтерии.

Реестр передачи приказов в бухгалтерию

В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел. Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся: Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка документов При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти.

Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оригиналом официального документа является его первый экземпляр. Документы создаются в одном экземпляре, за исключением отдельных случаев, когда есть прямое указание на создание документа в нескольких экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Так, в нескольких «первых экземплярах» (то есть в нескольких оригиналах) создаются любые договоры (по числу договаривающихся сторон), совместные приказы (по числу сторон, издающих приказ), некоторые акты и протоколы.

Документы, оформляющие организационно-распорядительную деятельность руководителя организации, как приказы по основной деятельности, так и приказы по личному составу, создаются в одном экземпляре.

После подписания эти документы подлежат регистрации и оперативному хранению в соответствующих службах.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Маруся [email protected] Ириска [e-mail скрыт] Российская Федерация, Мурманск #9[278264] 21 декабря 2011, 10:38 Я отдаю в бухгалтерию копии всех приказов, кроме тех, которые касаются ФСС. Они проверяют оригиналы, поэтому, чтобы меня не дергать бухгалтерии, делаю эти приказы в 2-х экземплярах.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Одни люди любят собак, другие — кошек… А я люблю ЛЮДЕЙ! Наталья [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #10[278267] 21 декабря 2011, 10:41 Я делаю в одном экземпляре. В бухгалтерию отдаю копию. Оригиналы у меня они не требуют. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Анхен [email protected] На прошлой работе главбух приходила и брала копии, какие им нужно.

Источник: https://02zakon.ru/v-buhgalteriyu-neobhodimo-peredavat-originaly-ili-kopii-prikazov-po-kadram/

Какие документы может заверить кадровик

Предоставлении копий документов в бухгалтерию из отдела кадров

№ 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица (например, начальника кадровой службы или специалиста по кадровой работе) и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). Компетенция начальника отдела кадров зависит от полномочий, переданных ему руководителем организации. Полномочия работника отдела кадров на право заверения копий должны быть закреплены в локальном нормативном акте и соответствующем приказе руководителя. Также эти полномочия могут подтверждаться доверенностью.

Как правило, руководитель отдела кадров (сотрудник кадровой службы) уполномочен заверять и подписывать документы, связанные с трудовой деятельностью работников, например, трудовые договоры, копии трудовых книжек, копии трудовых договоров, приказов и др.

Имеет ли право работник отдела кадров подписывать документы по кадровому делопроизводству от имени организации

Работодатель, в частности, обязан оформлять кадровые документы, предусмотренные нормами трудового права. В силу прямого указания ст.

20 ТК РФ права и обязанности работодателей-юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Исходя из этого руководитель организации вправе передать иному лицу полномочия на подписание трудовых договоров с работниками, а также оформление иных кадровых документов, в том числе и приказы.

Имеют ли сотрудники отдела кадров заверять личные документы сотрудников, например свидетельство о заключении брака?

То есть одним из условий правомерности свидетельствования копии документа является наличие в организации оригинала такого документа.

Подробности в материалах Системы:

    Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов

Сотрудник просит заверить копию его диплома о высшем образовании. Может ли кадровик это сделать

4.

Если речь идет о заверении копии трудовой книжки, хранящейся у работодателя. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Оригинал диплома Вы не храните, он не относится к документам, исходящим от Вас, заверение не связано с предоставлением документа Вашей организации. Т.е. ни под одну из приведенных выше ситуаций, когда работодатель мог бы заверить копию диплома, Ваша ситуация не подходит.

Подробности

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу; документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки); медицинскую справку (для несовершеннолетних).

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

Какой должна быть печать кадровика заверение документов

Некоторые специалисты полагают, что требование об отсутствии сокращений распространяется не только на сами записи о работе и награждениях, но и на подписи и считают, что в расшифровке подписи нельзя ставить инициалы, нужно фамилию, имя, отчество лиц, ставящих подписи, писать полностью.

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника.

К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:Документ 1.

Приказ о заверении копий кадровых документов

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

М.Г. Мошкович, юрист Рассмотренные судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикамстатьи 88, 93 НК РФ, во внебюджетные фондыстатьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…», для выдачи работникамст.

Может ли кадровик заверить трудовую книжку

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился.

В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки. В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки.

Внимание Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Кадровик.

ру», 2012, N 1 Вопрос: Работаю в организации секретарем и параллельно выполняю некоторые кадровые функции.

Одному из наших сотрудников потребовалась копия трудовой книжки, причем он требует, чтобы я заверила ее как «начальник отдела кадров».

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*. www.kdelo.

ru Статьи в тему: Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати. Вид печати Основание Применение гербовых печатей Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.

№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г.

Источник: https://advokatn.ru/kakie-dokumenty-mozhet-zaverit-kadrovik-78720/

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров

Предоставлении копий документов в бухгалтерию из отдела кадров

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам. Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства. Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов.

Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

В связи с этим кадровым работникам часто требуется большое количество времени для надлежащего оформления документов.

В данном случае понять можно представителей обеих служб. И первые, и вторые стремятся оформить документы и осуществить процедуры, не нарушая законодательство и с учетом интересов работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, у работодателя появляются определенные риски.

Например, за несвоевременные выплаты работодателю, независимо от наличия вины, придется выплатить работникам проценты в размере 1/150ключевой ставки Банка России от фактически невыплаченных сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работник в случае нарушения его трудовых прав имеет право потребовать от работодателя возмещение морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Если документы работодателя проверит трудовая инспекция, то в случае выявления нарушений работодателю грозят санкции по ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Чаще всего такой санкцией является штраф.

Если в вашей компании отдел кадров и бухгалтерия постоянно конфликтуют, возможно, эту ситуацию можно поправить. Посмотрим, какие мероприятия могут этому поспособствовать.

ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ

Прежде всего необходимо выявить причину некачественного взаимодействия отделов. Как показывает практика, обычно причины следующие:

• процессы в организации (в частности, процедура приема и увольнения работников, технология расчета зарплаты и др.) недостаточно разработаны и не прописаны в документах, в связи с чем между отделом кадров и бухгалтерией возникают конфликты по поводу порядка действий и сроков;

• не выработана (не прописана) единая методология при оформлении кадровых документов, в связи с чем бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела кадров;

• не налажено эффективное взаимодействие линейных руководителей (руководителей подразделений) и отдела персонала в части предоставления документов для кадровых процедур. В связи с этим отдел кадров не получает своевременно необходимую документацию и информацию из подразделений и, соответственно, задерживает сроки сдачи документов;

• процессы кадрового учета недостаточно автоматизированы.

Чтобы выяснить причины, можно проинтервьюировать работников отдела кадров и бухгалтерии, а также понаблюдать за процессом их работы. Это поможет определить, какие из указанных проблем (возможно, несколько или даже все) имеют место в данном конкретном случае.

По итогам диагностики все взаимные претензии и недовольства, риски и причины проблем можно свести в таблицу (пример 1).

Как видим, все жалобы в примере 1 так или иначе связаны с указанными выше причинами.

Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Источник: https://www.profiz.ru/kr/12_2017/pomirit_buh_i_ok/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.