+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Содержание

В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  • Дата написания
  • ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/5c78ebcba71ea800b38e6103

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега» Н.В.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов «номер НР», «Ваш» или «на Ваш».

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя с сокращенными обозначениями знаков препинания, например:

точка ТЧК

запятая ЗПТ

двоеточие ДВТЧ

кавычки КВЧ

скобки СКБ

номер НР

Все цифровые данные в тексте пишутся словами.

С какой буквы пишется слово служебная записка

Инструкция — правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо — письмо, разъясняющее положение отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

Исходящий номер документа — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Картотека по личному составу — каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д.

С какой буквы пишется слово служебная записка с большой или маленькой буквы

Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника.

Внимание

Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

  • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
  • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
  • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
  • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации.

Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

Важно

Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

1.8.
В протоколах
используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). выступлений излагается от третьего лица единственного лица.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель —

Секретарь —

Присутствовали:

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Мира, улица Бутырский Вал, улица Каретный Ряд, Большая Дмитровка, улица Серпуховской Заставы, улица Теплый Стан, площадь Крестьянской Заставы, Никитские Ворота, Фуркасовский переулок, Сытинский тупик, Большой Каменный мост, Ростовская набережная, шоссе Энтузиастов.

В названиях городских достопримечательных мест все слова, кроме родовых нарицательных, употребляемых в прямом значении (замок, дворец, кладбище и т.д.), пишутся с прописной буквы: Большой Кремлевский дворец, Зимний дворец, Инженерный замок, Новодевичье кладбище, Петропавловская крепость.

Кремль пишется с прописной буквы, когда является собственным именем части города (Московский Кремль), и со строчной, когда употребляется как обобщенное наименование древней крепости.

2.19.

Перечень — систематизированный список документов, предметов объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо:

а)почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением;

б)обобщенное название различных по содержанию документов передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшегося ранее разговора и т.п.

Письмо-напоминание — письмо, в котором вторично содержатся информации о каком-либо факте. Такое письмо по значению приближается к телеграмме.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается.

Названия документов, которые пишутся со строчной буквы:

проект федерального конституционного закона (название)

проект федерального закона (название)

распоряжение Президента Российской Федерации,

постановление Совета Федерации Федерального Собрания

постановление Государственной Думы Федерального Собрания

постановление Правительства Российской Федерации

распоряжение Правительства Российской Федерации

постановление Госстроя России

приказ Госстроя России

Вид документа с предшествующим родовым словом, не включенным заголовок, пишется со строчной буквы, а заголовок заключается в кавычки начинается с прописной буквы: инструкция «О порядке проведения государственной экспертизы проектов строительства».

2.

»

Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 5

Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

Служебная и докладная записки

Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см. пример 1) и докладной записках (см. пример 2).

Пример 1.

Служба ДОУ Финансовому директору

ООО «Флагман» А.В. Королеву

Служебная записка

6 марта 2006 г.

N 37

О выдаче денежных средств

В связи с проведением празднования международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей, которые пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда.

Секретарь Семенова И.П. Семенова

В примере 1 обращают на себя внимание две ошибки.

Первая — это неоправданное употребление оборота «двадцать тысяч рублей, которые пойдут…».

Названия денежных единиц, единиц измерения и знаки (№, %) при числительных

1) Денежные выражения в рублях следует писать: 678 рублей.

2) Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 руб. 50 коп.

3) Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.

Названия единиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений, а также письмах рекомендуется писать: 17 тыс. рублей, 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров; в приложениях и таблицах сокращенно: 17 тыс. руб., 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его, например:

Таблица 1 (тыс. руб.)

Объем строительно-монтажных работ, выполненных

подрядным способом

хозяйственным способом

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:

Таблица 2

Наименование автоматических манипуляторов

Исполнитель и срок выполнения работ

Разработка технической документации

Производство первой промышленной серии

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Правила переноса слов

1.16.1. При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога, например, неправильно: просмо — тр, ст — ройка; правильно: про — смотр, строй — ка.

1.16.2. При переносе слов нельзя отделять ъ, ь и й от предшествующей буквы. Например, неправильно: под — ъезд, бол — ьшой, во — йна; правильно: подъ — езд, боль — шой, вой — на.

1.16.3. Если после приставки стоит буква ы, то переносить часть слова, начинающуюся с ы, не следует.

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы:

действительный член Российской академии наук, академик,

лауреат Государственной премии

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы.

Например, установить почетное звание «Заслуженный строитель Российской Федерации», присвоить звание «Государственный строительный инспектор Российской Федерации», но наградить народного артиста Российской Федерации.

5.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной — их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

1.14.
Таблица
— форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или замечающий его.

Регистрация документов — запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п.

Москва и МО С-Петербург и ЛО Бесплатный звонок по России

Источник: https://kok-stroy.ru/s-kakoj-bukvy-pishetsyaslovo-sluzhebnaya-zapiska

➤ Виды служебных записок и правила их оформления

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Расскажем, в каких случаях составляют служебные записки и как правильно их оформлять, чтобы они имели юридическую силу.

Скачайте образцы служебных записок

Какие существуют виды служебных записок

Служебные записки относятся к внутреннему документообороту организации, наряду с объяснительными и докладными записками, разного рода справками предложениями и представлениями. 

В отличие от докладных и объяснительных записок, которые нужны для передачи информации по вертикали от подчиненного к руководителю, служебные записки обеспечивают горизонтальные информационные связимежду подразделениями. Официального статуса эта категория письменной документации не имеет — понятие «служебная записка» в ОКУД отсутствует. 

Норм, распоряжений и поручений служебные записки не содержат. Но они могут быть основанием для принятия управленческих решений. Информацию, которая в них содержится, можно использовать как обоснование при составлении распорядительных, отчетных и плановых документов. 

Назначение служебной записки — обеспечить оперативное взаимодействие между отделами. В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на следующие виды:

  • информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу;
  • поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций;
  • сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке;
  • уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет. 

Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей. 

Образец служебной записки

Скачать образец

Правила оформления служебных записок

Несмотря на то, что все виды служебных записок относятся к категории внутренних документов, при их оформлении рекомендуется придерживаться требований, которые устанавливает ГОСТ Р. 7.0.97-2016.

Это нужно, потому что информационно-справочная документация, на основании которой принимают организационные и управленческие решения, должна иметь законную силу.

Юридическую значимость этих документов обеспечивают реквизиты и оформление в соответствии с госстандартами.

В ОКУД фигурирует только один вид записок — докладная. Но служебная записка без официального статуса, — это подвид докладной записки, которая обеспечивает взаимодействие по вертикали. Поэтому требования к оформлению обоих типов записок не различаются. Одинаков и состав основных реквизитов.

Все основные реквизиты по ГОСТ Р. 7.0.97-2016

РЕКВИЗИТЫКАК ОФОРМЛЯТЬГДЕ ПРОСТАВЛЯТЬ
01 – ГербГерб – Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования – воспроизводят на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.Коммерческие компании реквизит не используютВ середине верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа
02 – ЭмблемаЭмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документовПо центру верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа
03 – Товарный знак (знак обслуживания)Товарный знак (знак обслуживания) регистрируют в установленном законом порядке. Изображение размещайте на бланках документов в соответствии с уставомВ середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» или слева на уровне этого реквизита. Во втором случае допускается захватывать часть левого поля
04 – Код формы документаПроставляйте на унифицированных формах в соответствии с ОКУД или локальным классификаторомВ правом верхнем углу рабочего поля документа
05 – Наименование организации – автора документаУкажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положениемПо центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов

Скачать таблицу со всеми реквизитами

Реквизиты, обязательные для всех видов служебных записок

В число обязательных для заполнения реквизитов служебной записки входят:

  • должность, фамилия и инициалы адресата;
  • наименование структурного подразделения, в котором числится автор записки;
  • должность, фамилия и инициалы автора;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • внутренний регистрационный номер записки;
  • тема документа – заголовок к тексту;
  • текстовая часть;
  • отметка о наличии приложений и их перечень;
  • подпись автора с расшифровкой;
  • виза.

Ни согласовывать, ни утверждать этот тип документов не нужно. Но автор должен понимать, что форму служебной записки используют только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. Когда адресат — вышестоящее должностное лицо, то документ называется докладной запиской. 

Памятка. Расположение реквизитов на служебной записке 

Посмотреть расположение реквизитов с объяснением в журнале

Как заполняются реквизиты служебной записки

Требования к оформлению и заполнению основных и дополнительных реквизитов, перечисленных выше, изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

При заполнении текстовой части учтите, что форма всех видов служебных записок не предполагает ни выводов, ни инициатив — это сухое, краткое и точное изложение фактов, решение по которым будет принимать адресат.

В тексте нельзя проявлять эмоции или приводить оценочные суждения.

Если это необходимо, автор может указать причину, почему написал записку, а также сослаться на действующие внутренние и отраслевые нормы и нормативные акты, федеральное законодательство.

Визу на служебной записке ставит, как правило, руководитель подразделения, которому адресован документ и к которому относится его содержание. Право визировать внутренние документы также имеют главный бухгалтер и заместитель руководителя, который курирует данное структурное подразделение или вопросы, которых касается содержание записки. 

Реквизит «Виза» располагается или сразу под реквизитом «Подпись», или же на обороте последнего листа, если документ многостраничный. Если записка имеет электронный вид и сформирована в системе электронного документооборота, визу можно проставить в цифровом виде. 

После того, как адресат рассмотрит записку и получит визу, документ считается исполненным. Результат исполнения отражают в резолюции, поле которой расположено на свободном от текста месте. Если записка сформирована в СЭД, текст резолюции вносят в электронную карточку документа.

Оформление резолюции на докладной записке

Что использовать на записке: визу или резолюцию

Как регламентировать виды служебных записок и правила их оформления

На крупном предприятии с разветвленной организационной структурой служебную записку часто используют как форму оперативного взаимодействия. Требования к ее оформлению и составлению необходимо установить и включить в локальный нормативный акт — Положение или Инструкцию по делопроизводству. 

Ответственным сотрудникам нужно проанализировать внутренние документопотоки между подразделениями. Чаще всего используемые виды служебных записок целесообразно оформить в виде шаблонов — готовых заполненных формуляров. Их включить в альбом с образцами других документов, которые используют в документообороте предприятия. 

Шаблоны позволят даже неопытным исполнителям избежать ошибок при оформлении и составлении «служебок». При необходимости, любой шаблон можно оперативно скорректировать и адаптировать под конкретную производственную ситуацию. 

ИтогСоблюдайте установленные ГОСТом и локальным актом работодателя требования к оформлению и составлению всех видов служебных записок. Это станет гарантией юридической значимости служебной записки, хоть она и является документом внутреннего использования.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211332-vidy-slujebnyh-zapisok-19-m9

Как написать служебную записку: примеры и образцы

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Скачать бланк служебной записки

Скачать форму служебной записки (образец при дисциплинарном проступке)

Скачать образец служебной записки в word (о подтверждении командировки)

Скачать образец служебного письма на списание ТМЦ

Скачать образец написания служебной записки об отзыве из отпуска

Скачать образец служебной записки с просьбой о ремонте компьютера

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Служебная записка с большой буквы или с маленькой

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Написание докладной записки

Если должность длинная, она может занимать больше одной строки.

2. Под «шапкой», обычно с отступлением нескольких строк, пишется название документа — докладная записка. Обычно это делается с маленькой буквы, в конце ставится точка. Допустим также вариант, когда оно набирается большими буквами, точка при этом не ставится.

В любом случае, размещать название нужно посередине строки (при наборе в текстовом редакторе — с помощью выравнивания по центру). 3. Ниже кратко излагается суть инцидента, послужившего поводом для написания докладной: кто именно из коллег, подчиненных или старших по должности, когда и при каких обстоятельствах, что именно совершил и почему эти действия автор докладной считает недопустимыми.

Ссылаться, аргументируя недопустимость поступка, можно не только на нормы действующего законодательства, но и на внутрикорпоративные правила, где уместно, апеллировать к вредным

Требования к оформлению деловой бумаги

Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром.

Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, для заявления о приёме на работу стандартна фразаПрошу принять меня на работу в качестве…и невозможна –Хочу работать у вас.

Существует два типа документов: – служебная документация – документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных; – официально-деловая переписка– документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения): – личные документы(автобиография, анкета,

  • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
  • Докладная записка Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

    Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

    Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

    1. внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
    2. внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

    Отличный секретарь

    Объяснительную, как и докладную, не стоит начинать со слов «довожу до вашего сведения», это будет лишнее.

    На бумаге начинайте писать после слова «что», даже если ненужная фраза крутится в вашей голове.

    Грамотней всего будет оформить записку по образцу заявления. Полностью должность, фамилию, а также инициалы руководителя необходимо указывать в верхнем правом углу листа в дательном падеже.

    Там же, немного ниже, указывается фамилия, должность, а также инициалы работника-автора записки в родительном падеже.

    Точку в конце ставить не нужно.

    И еще немного ниже в самом центре пишутся слова «объяснительная записка». С большой или маленькой буквы – неважно, оба варианта правильные. Правда, вариант с маленькой буквой считается сейчас устаревшим.

    Текст объяснения пишется с красной строки. В самом конце ставится подпись и дата составления записки. Например: Начальнику отдела продаж ЗАО «Красный мир» Кирейцеву К.Н.

    Пишется ли предлог от в шапке служебной записки письма

    п.

    Например, в бухгалтерии сломался принтер.

    Инфо Она может быть как написана от руки, так и напечатана на компьютере.

    В любом случае, подпись составителя должна быть собственноручной. реквизитов Название поля ФИО лица и его должность, название структурного подразделения.(Если официальная бумага адресована должностному лицу, фамилию помещают после инициалов.

    Внимание Первое предложение документа оказалось очень громоздким из-за именных групп (словосочетаний с именами существительными или прилагательными), которые следуют одна за другой: «на время», «работа на дальних рейсах», «в связи с необходимостью», «лечения в поликлинике».

    Служебная записка образец

    Расположение реквизитов на докладной записке Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику. Пример объяснительной записки Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов.

    Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

    Как составить служебную записку

    Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

    Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов.

    Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

    Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет.

    Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции. Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

    Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

    Поэтому нужно следить, чтобы в документы не «закрались» слова разговорной речи, и, наоборот, чтобы наша повседневная речь не изобиловала документальными штампами.

    Вторая ошибка записки — несогласованность в построении словосочетаний

    «пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда»

    . Правильно данная мысль звучала бы так, как это показано в продолжениях 1 — 2 примера 1.

    И, конечно, слово «Международный» в наименовании женского дня как праздника пишется с прописной буквы. Если название праздника пишется не полностью — 8 Марта — то название месяца следует писать с заглавной буквы.

    С учетом сделанных замечаний соответствующий фрагмент служебной записки может выглядеть так, как показано в продолжении 3 примера 1. Продолжение 1 примера 1. Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.

    Источник: http://KonsulAN.ru/sluzhebnaja-zapiska-s-bolshoj-bukvy-ili-s-malenkoj-34341/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.