+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сопроводительное письмо к счетам на оплату образец

Содержание

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к счетам на оплату образец

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Сопроводительное письмо к счету

Сопроводительное письмо к счетам на оплату образец

Пример 5:
В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками. Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях.

Сопроводительное письмо

Нате разделе представлены сотни форм сверху MS-Word легко. Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существуетоднако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

Если его нетто имеет смысл позвонить по указанному в вакансии телефону и уточнить этот момент: руководство по эксплуатации полевых узлов связи скачать.

Выдачазамена) паспортов гражданина РФ | Управление Квитанция на получение загранпаспорта нового поколения для детей до 14 МФЦ Квитанция на оплату госпошлины за выдачу паспорта РФ в замен Квитанция для оплаты госпошлин — Управление Федеральной Квитанция для оплаты госпошлины за паспорт РФутратапорча) С 1 января 2014 г. Акт вскрытия имеющего недостатки почтового отправления Открытое акционерное сообществоЗавод железных систем» вскрытия конвертапоступившего в канцелярию Москва 20.
Кроме тогов письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя — для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам. Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к Спасибо за возможность скачать бесплатно и без регистрации протокол собрания.

Сопроводительное письмо образец пример: Сопроводительное письмо к счет фактуре образец

Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).

  • Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
  • Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
  • Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.
  • бумаги Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Обратите внимание =>  Как оплатить опс и омс

Сопроводительное письмо к счетам на оплату образец

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Как составить сопроводительное письмо к документам

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно.

    На этот случай есть 3 варианта:

  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы.

    В ней должны присутствовать такие графы:

  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.

  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

    Вместе с наименованием документа приводятся:

  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Сопроводительное письмо к счету на оплату

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Как написать сопроводительное письмо

На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.

  • В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете.

    Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.

  • Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).
  • Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Образцы заполнения шаблонов, форм

    Если вы отправляете резюме в печатном виде, то письмо должно быть сделано на отдельном листе. При отправке по электронной почте, можно его напечатать в теле сообщения, а резюме выслать отдельным приложенным файлом. Не зависимо от формы отправки, не забудьте проставить все необходимые реквизиты.

    Как написать сопроводительное письмо к резюме

    1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
    2. Даёт необходимые пояснения получателю.

      В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.

    3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

    Сопроводительные письма к документам: принципы составления и маленькие хитрости

    Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме.

    задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя.

    Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

    Источник: https://aktobeyurist.ru/vozmeshhenie-vreda/soprovoditelnoe-pismo-k-schetu

    Письмо к счету на оплату образец

    Сопроводительное письмо к счетам на оплату образец

    22.10.2019

    Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

    Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

    Сопроводительное письмо к счету на оплату образец

    Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

    Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

    Образец сопроводительное письмо к счету на оплату

    Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:

    При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

    Письмо о задолженности образец

    При смс рассылках об услугах банка, на которые вы не давали свое согласие. При составлении претензии в банк, нужно руководствоваться правилами грамотности, понятности ваших требований, и указания точных дат.

    ООО «Иблес» в лице директора, Лесковой Л.И., действующей на основании Устава, просит Вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 64274,73 рублей (Шестьдесят четыре тысячи двести семьдесят четыре рубля семьдесят три копейки), подтвержденные актом сверки на 28.01.2014.

    Сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

    • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
    • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

    Как говорилось ранее, гарантийное письмо выступает в роли некой деловой переписки между контрагентами. Но в силу того, что оно все же представляет собой официальный документ, в нем обязательно применение следующих принципов:

    Форма этого документа жестко не регламентирована. Обычно лицо, гарантирующее в будущем оплату, пишет его в произвольной форме по определённому шаблону гарантийного письма на оплату, с учётом общих правил ведения деловой переписки.

    Компания ООО «Суперхомяк» гарантирует ООО «Event Company» оплату информационно-консультационных услуг на тему «Организация мероприятий для (название организации) » в размере 1000 (одной тысячи) руб. 00 коп. Оплата будет произведена не позднее (дата ).

    Компания ООО «Суперхомяк» гарантирует ООО «Event Company» оплату информационно‑консультационных услуг на тему «Организация мероприятий для (название организации)» в размере 1000 (одной тысячи) руб. 00 коп. Оплата будет произведена не позднее (дата).

    Делопроизводство ->

    Консультирование выполняют юристы, адвокаты, нотариусы, имеющие обширный опыт практической работы. Письмо принимается только на фирменном бланке! Примерная форма письма о взаимозачете денежных средств в ваш адрес была произведена оплата в сумме руб. В нем указывается код бюджетной классификации и сумма того налога, по которому учтена переплата.

    Следует читать за полиграфическую продукцию по счету отв т.

    В заявлении нужно указать просьбу о возврате ндфл, сумму возвращаемого налога, налоговый период, основание для возврата, реквизиты налогового агента (наименовании организации, место ее нахождения, огрн, инн, банковские реквизиты), реквизиты налогоплательщика (фио, место жительства, инн). Отправьте свой вопрос и наш юрист вам перезвонит, если все введено верно.

    Письмо о задолженности по оплате образец

    В тексте необходимо сообщить об имеющейся на данный момент задолженности, и в результате чего она сформировалась. Далее указывается номер, дата договора и тот пункт, который был нарушен.

    Затем необходимо предоставить расчетные данные, демонстрирующие образование основного долга и, вместе с ним, пени и неустойки (их взимание возможно лишь тогда, когда это предусмотрено договором либо действующим законодательством).

    Стоит отметить, что данный документ направляется по месту жительства плательщика. В том случае, если задолженность относится к юридическим лицам, то учитывается и юридический адрес должника. Отправка подобного уведомления выгодна всем сторонам договора.

    Если покупатель намеревается приобрести товар или услугу, он оформляет счет на оплату и заполняет соответствующий бланк. Это не первичный документ, поэтому строгой формы бланка счетов на оплату не существует.

    Но указывать полные сведения о поставщике (его платежные реквизиты) необходимо! Заполняем скачанный бланк счета на оплату.

    При заполнении бланка счетов на оплату в верхней строке указывается порядковый номер счета и дата его выставления.

    В графе «Покупатель» указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное название организации-покупателя, его ИНН, почтовый адрес и телефон.

    Источник: https://yrokurista.ru/nasledstvo/pismo-k-schetu-na-oplatu-obrazets

    Образец сопроводительное письмо к счету на оплату

    Сопроводительное письмо к счетам на оплату образец

    Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма.

    В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.).

    Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

    Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.

    Сопроводительное письмо к акту сверки

    • Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
    • Номер и дата составления.
    • При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
    • Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
    • Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
    • Период, за который сформирован акт сверки.
    • Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
    • Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

    Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами.

    Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

    Интересное:  Минимальная Площадь Жилого Дома Для Регистрации В 2019 Году

    Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки.

    Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем.

    Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

    Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме.

    задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя.

    Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

    Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)

    Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

    • Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.
    • Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров.
    • Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.

    Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки.

    Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем.

    Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

    Интересное:  Как правильно расчет пеней или расчет пени

    Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме.

    задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя.

    Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

    В помощь студентам и аспирантам

    После проведения сторонами зачета взаимных требований по настоящему заявлению остаток задолженности ООО «Ласточкин юг» перед ООО «Торговый Дом «Продукты семеновские» по состоянию на «15» января 2013 г. составляет 1559.47 руб. (Одна тысяча четыреста девятнадцать рублей сорок семь копеек), в том числе НДС.

    ООО « Ласточкин юг», в дальнейшем именуемое «Заявитель», в лице исполнительного директора Магнитоловой С.Е., действующей на основании Устава, согласно ст.410 ГК РФ заявляет о зачете сумм взаимных однородных требований, срок по которым настал. Взаимные требования выражаются в российских рублях, основание-акт взаимозачета от «15» января 2013 г.,

    Оформление сопроводительного письма к документам

    Сопроводительное письмо к счетам на оплату образец

    Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

    КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

    Получить доступ

    Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

    • на фирменном бланке;
    • с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    Раздел письмаКраткое описаниеПример
    ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
    ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
    ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
    Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
    Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
    ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:

    1. Договор поставки, количество листов.
    2. Товарная накладная, количество листов.
    3. Заказ-наряд, количество листов.
    4. Фото установленного баннера, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

    Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

    Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

    Образец сопроводительного письма к документам

    Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

    Сопроводительное письмо к документам образец (word)

    Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

    Для чего составляется

    Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

    Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

    1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
    2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
    3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
    4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

    Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

    Образец сопроводительного письма 2019 г

    Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

    1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
    2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
    3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
    • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
    • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
    • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
    1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
    • полное название документа;
    • количество экземпляров;
    • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
    1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
    2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
    • дата принятия документа;
    • общее количество пересылаемых экземпляров;
    • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
    • при необходимости указывают необходимость прошивки.

    Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

    1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
    2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
    3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

    Как зарегистрировать сопроводительное письмо

    Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

    Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

    Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

    Сроки ответа

    Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

    С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

    С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

    Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

    В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

    Процедура хранения

    Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

    В общем случае придерживаются таких правил:

    1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
    2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
    3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
    4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

    Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

    ссылкой:

    (33,33

    Источник: https://sudar-buh.com/oformlenie-soprovoditelnogo-pisma-k-dokumentam/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.